lunes, 16 de noviembre de 2009

Eventos especiales

Los eventos especiales de Relaciones Públicas comprenden agasajos, ferias, desfiles, celebraciones de aniversarios, ofrecimientos de la planta y otros asuntos patrocinados por organizaciones de negocio sin fines de lucro, como formas de destacar sus programas de relaciones públicas. Estos son una importante actividad de relaciones públicas porque satisfacen el deseo de la mayoría de la gente de participar en una ocasión; de mejorar su conocimiento; y de disfrutar del estímulo de la multitud – de las luces, color, sonido y movimiento involucrados.

Tipos de eventos
Existen: Días de la semana especiales, Displays, Exhibidores, Juntas, Conferencias, Aniversarios, Trofeos, Agasajos, Concursos, Desfiles, Espectáculos, Eventos comunitarios, Organizaciones patrocinadas, Personalidades de Relaciones Públicas, y Ofrecimientos. Los eventos especiales de relaciones Públicas de alcance nacional, se planean y ejecutan normalmente por los departamentos de relaciones públicas de la casa matriz. Usualmente se asigna la responsabilidad de planeación y ejecución de eventos locales al gerente de la instalación local donde se va a llevar a cabo el evento, con la ayuda del personal de relaciones públicas de la casa matriz y la comunidad en el caso de grandes corporaciones. Para eventos especiales en instalaciones locales, existe un comité de eventos especiales encabezado por el gerente local de la planta y compuesto de los jefes departamentales de la misma, actuando como secretario el gerente de la planta de relaciones con la comunidad, También se incluye en este comité a los líderes cívico locales. Los subcomités de empleados se responsabilizan de la publicidad, estacionamiento, bienvenida, guía, seguridad, primeros auxilios y hospitalidad.


Políticas y objetivos
Las políticas y objetivos específicos para eventos especiales, se establecen por un comité de eventos especiales para servir como guía a la gerencia y al personal de relaciones públicas, al planear y llevar a cabo los eventos especiales.
Objetivos En la planeación de un evento especial, es esencial la fijación comprensiva de los objetivos para determinar el tema, énfasis, alcance y programa. Los objetivos deben tomar en cuenta los intereses particulares, antecedentes y conocimiento de las personas que van a ser invitadas. Algunos de los objetivos en los programas comunitarios de eventos especiales, son el mantener y alentar la aprobación comunitaria, corregir los posibles malos entendidos acerca de la organización patrocinadora. Uno de los primeros objetivos al crear un evento especial es el permitir un tiempo adecuado para la planeación. Debe coordinarse un plan por escrito tan pronto como sea posible. Después de que han sido definidos los objetivos de relaciones públicas y el auditorio deseado, se está en posibilidad de empezar a programar las fechas de los eventos. Preparaciones Un comité de eventos especiales y subcomité de empleados, son responsabilizados en determinar los objetivos del asunto, dar nombre al evento, seleccionar una fecha, determinar los invitados y arreglar la transportación y estacionamiento, recepción, publicidad, cooperación de la comunidad, programa y seguimiento del evento. Nombre del Evento.- El nombre del evento especial designa ya sea su propósito o al grupo invitado. Selección de la Fecha.- Se debe seleccionar una fecha para un evento especial que no esté en conflicto con los días de descanso obligatorios por ley ni con otros eventos importantes de la comunidad. La determinación de las instalaciones para el evento debe ser tomada en cuenta, así como la disponibilidad de los ejecutivos involucrados y del tiempo necesario para la preparación.
Invitados.-
El objetivo de un evento especial determina a quién debe invitarse. Para juntas de accionistas, la lista de invitados debe incluir a los accionistas, la prensa y a los líderes de opinión. Los eventos a puertas abiertas para proveedores, pueden ser restringidos a ciertos recursos o bien puede invitarse a todos los proveedores. Los eventos que comprenden al público en general y a la comunidad de la planta, incluyen a empleados, presentes y retirados, comerciantes y funcionarios de la ciudad, educadores y estudiantes; funcionarios de clubes, clérigos, doctores y abogados; organizaciones fraternas y culturales y al público en general.
Transportación y estacionamiento.-
Cuando se invita a un evento a personas distantes, normalmente se les proporciona transportación aérea o ferrocarril. Se proporciona transportación local en camión, cuando el lugar del evento no está comunicado adecuadamente por transportación pública, y ésta se consigue para empleados y público en general. Se proporciona espacio de estacionamiento, con guías y policía de tránsito. En las invitaciones se incluyen guías para llegar al sitio del evento si éste es difícil de localizar. Recepción.- Un comité de recepción da la bienvenida personalmente a todos los invitados, registra a los invitados importantes y proporciona programas y gafetes. Deben tener también acceso a lugares de aseo y enfermerías, se colocan escritorios con personal para información así como instalaciones telefónicas en un centro de recepción, con un sistema de direcciones públicas para localizar a los visitantes individuales en caso de emergencia. Preparación de Visitas.- Al planear una visita a la planta, debe escogerse la ruta orientada hacia el entendimiento e interés del visitante, seguridad, e inferencia mínima. Se deben tomar precauciones de seguridad a lo largo de la ruta. Los guías para las visitas deben seleccionarse, entrenarse, ensayarlos, identificarlos con gafetes que muestren su nombre y su trabajo. Refrescos y Recuerdos.- A las visitas se les sirven refrescos durante los intermedios en programas cortos o al finalizar la visita. Par los eventos de un día completo, se sirve un almuerzo o comida en el lugar o en un club u hotel cercano para invitados especiales. A los invitados se les proporciona un folleto de novedades o recuerdos. Publicidad Anterior al Evento.- El departamento de relaciones públicas proporciona a la prensa, publicidad anticipada con 30 o 60 días previos al evento. Inmediatamente antes de la fecha del evento, se lleva a cabo una conferencia de prensa con los escritores de revistas de negocios, editores y reporteros locales. Las noticias se distribuyen proporcionando fecha, lugar, características del programa, propósito de la ocasión, y nombre de los oradores destacados. A todos los periódicos locales y revistas de negocios se les envían detalles de los funcionarios participantes, así como invitados especiales. Se proporcionan y se envían con anticipación noticias que describan el evento, aspectos sobresalientes del programa, y personalidades involucradas, con fotografías, a periódicos semanarios y diarios, publicaciones comerciales y a revistas generales. Un día antes del evento, se distribuyen a los medios locales noticias de prensa describiendo el evento y aseveraciones de la gerencia y oradores huéspedes.

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