Comunicación escrita

Periódico interno

Los periódicos internos de hoy en día pueden ser una revista atractiva con artículos especialmente particularizados para los distintos sectores de la organización: los directivos, los que trabajan en una determinada fábrica, o los especialistas en informática. BP, con 62.600 empleados en 70 países, ha asumido un gran reto de comunicaciones internas. Un sector, BP Exploration, produce una publicación mensual, BPXpress, en cuatro ediciones de cuatro localidades: Aberdeen para Europa, Houston para Norte América, Bogotá para Sudamérica, y Londres para el resto del mundo. Utilizando la red informática de BP, los editores pueden escoger y combinar historias para sus propias ediciones, de forma que cada número combina historias locales con la sensación de pertenecer a una organización internacional.

Boletines de noticias

Rápidos, baratos, y fácil de producir, los boletines de noticias pueden satisfacer la demanda de auténticas noticias locales. En las grandes organizaciones, los boletines de noticias producidos a escala local, que se diseñan y distribuyen en un pequeño departamento o sección, pueden ayudar a superar la sensación de trabajar en una empresa monolítica e impersonal. Con la aparición de programas informáticos que permiten la edición fácil y barata, las secciones de un departamento pueden turnarse para producir el boletín de noticias del departamento, imprimiendo su propia personalidad y carácter a la publicación. El efecto de sensación de equipo puede ser una importante ventaja.

Correos directos

Las organizaciones utilizan a veces los envíos por correo para asegurarse de que todos los miembros del personal reciben su propia copia de un mensaje. Cuando el correo directo es un método adecuado, la dirección tiene que determinar si hay que enviarlo al domicilio particular o al trabajo. El cómo y el dónde se recibe marcan el tono del mensaje.

Correo electrónico

En las organizaciones en las que todo el mundo dispone de un PC, el correo electrónico constituye una forma eficaz de llegar al personal en el momento que quiera la persona que recibe el mensaje. Normalmente, el usuario se encuentra en su terminal con un mensaje que le dice que está recibiendo, o ha recibido, un correo electrónico; el usuario podrá decidir entonces si lee el mensaje, lo imprime si lo necesita, o lo ignora por completo.
Intranet Las páginas web que sólo pueden ser accedidas por el personal de la organización pueden ofrecer noticias de último minuto, información, servicios útiles (como el horario de apertura de la cafetería o la previsión meteorológica local), y oportunidades para hacer comentarios a todos los que acceden al sistema. La información útil que tiene que ser actualizada de forma regular, como los números de teléfono y extensiones de cada trabajador, puede colocarse en la Intranet y ser consultada o descargada cuando se necesita, ahorrando así tiempo, papel y dinero.

Anuncios en la nómina

Las empresas tienen que decidir si van a permitir que se inserten mensajes en el resguardo de la nómina de los trabajadores. Algunas organizaciones cubren parte de los costes de la nómina permitiendo que instituciones externas inserten publicidad en el resguardo de la nómina, o inserten sus folletos en el sobre de envío de la nómina. La creciente informatización y automatización de la nómina ha hecho que sea aún más fácil en algunos aspectos, y más difícil en otros, pero también hay que recordar que a muchos no les gusta la idea de que ha habido alguien manipulando el sobre en el que reciben su resguardo de nómina, y no recibirán con agrado ningún mensaje que venga en el mismo sobre en el que se les notifica que les han subido los impuestos.

Informes anuales para el personal

Algunas organizaciones producen un informe anual específico para sus empleados. Puede incluir la misma información que la que aparece en el informe anual para los accionistas, y sin duda la información que haya en ambos informes será coherente. Sin embargo, ambos informes pueden tener una apariencia distinta, y deben dar distinta importancia a las cuestiones que más interesan a los empleados.